第一章 总则

第一条 为提高湖北一丹大学教育发展基金会（以下简称“基金会”）行政专业化管理能力， 使得各项行政管理工作更加规范、高效，根据国家法律法规的有关规定，及《湖北一丹大学教育发展基金会章程》，特制定本制度。

第二章 合同管理

第二条 以基金会名义对外发生的各类社会经济和民事活动，包括但不限于捐赠、设备或服务采购、慈善财产保值增值等，原则上都应当签订书面合同。

第三条 合同内容应包括但不限于：项目或服务的具体描述、双方的权利和义务、财务条款和支付方式、合同履行期限及违约责任和争议解决机制等。

第四条 合同应由基金会与合作方协商起草，需经审批同意后签订。在签订合同时，由基金会法人代表（理事长）或其授权代表在合同文本指定位置上签字，并加盖基金会公章。签订完成后， 由各部门负责归口管理本部门合同。

第三章 采购管理

第五条 职责范围

基金会综合管理部负责统筹基金会日常采购工作，基金会各部门为采购的需求及使用单位。

第六条 公开招采

单项和批量采购一次性金额达50万以上的办公用品或服务等需公开招标采购，采购负责人或其委托的招标代理机构应发布招标公告并邀请不特定供应商前来投标。在采购过程中，需视情况按照合同管理相关规定签订书面合同，公开招标采购合同以中标文件作为依据。

第七条 如有必要，采购验收由综合管理部和采购的需求及使用单位共同实施，验收结果应形成书面记录。

第八条 参与采购的员工应按照规定的程序开展工作，在确定采购需求、组织采购活动、履约验收等重点环节加强内部控制管理。

第四章 档案管理

第九条 归档原则

立卷归档应按照时间和重要程度进行，确保准确、全面地反映基金会的真实情况和主要业务活动，便于查找和利用。

第十条 档案类型

基金会档案资料分为文书档案资料、捐赠协议档案资料、项目档案资料、会计档案资料及宣传档案资料。

(一)   文书档案资料是指上级机关印发、基金会制发或工作中形成的，具有查考、保存价值的各种文件材料等。

(二)   捐赠协议档案资料是指基金会与捐赠方或/及受益人签署的合同文件等。

(三)   项目档案资料是指基金会在项目管理过程中形成的立项、进展、用款、结项及评估的各种文件材料等。

(四)   会计档案资料是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料。

(五)   宣传档案资料是指宣传活动中涉及的，包括文字、影音等在内的各种具有查考、保存价值的各种文件材料等。

第十一条 归档职责

文书、捐赠协议及项目档案资料由项目部立卷归档，会计档案资料由财务部立卷归档，宣传档案资料由传讯部立卷归档。

第十二条 档案保管

基金会各部门需对电子档案及重要的纸质档案资料进行分类管理，确保档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

第十三条 档案使用

各类档案资料经各部门负责人批准后，可以查阅、摘抄与复印等。使用档案时，应确保档案整洁、清晰。

第十四条 档案移交与销毁

档案资料移交与销毁需填写档案移交清册与档案销毁清册，履行移交与销毁手续。

第五章 印章的保管和使用

第十五条 印章的刻制、启用与废止

(一) 印章由基金会指派专人负责到公安部门指定的刻章点刻制。

(二) 印章的启用与废止均需经理事会批准后方能生效。

(三)   作废印章，需交秘书处封存或销毁。

第十六条 印章保管

(一)   基金会公章、法定代表人私章经理事长授权后由秘书处负责人保管；

(二)   财务专用章、发票专用章经理事长授权后由财务部负责人保管；

(三)   印章保管人有义务确保印章保管和使用的安全。

第十七条 印章使用范围：

(一) 以基金会名义发送各种公文、文书、报表；

(二) 以基金会名义签订合同、协议书等；

(三) 基金会办理财务事项；

(四)   基金会颁发的各种证书、聘书、奖状、通知书等；

(五)   各类需经基金会批准的申请表、申报材料；

(六) 以基金会名义对外开具的各种证明；

(七) 其他需用印章的文本。

第十八条 印章使用程序

(一)   基金会各部门员工使用印章需经审批同意，再交印章保管人盖章。

(二) 印章保管人应对用章内容和审批情况予以确认，经确认无误的方可盖章。

第六章 法人登记证书的保管和使用

第十九条 法人证书保管

(一)   基金会法人登记证书（下称“法人证书”）是登记管理机关依法给予核准登记、确认基金会法人资格的法定凭证，分为正本和副本。

(二)   法人证书正副本经理事长授权后由秘书处负责人保管。

(三)   法人证书原件如遗失，应及时上报理事长，并按登记管理机关的要求办理申请补领、更换等相关事宜。

第二十条 法人证书使用

(一)   法人证书原件或复印件使用均需经审批同意，并用于指定用途；

(二)   法人证书原件使用过程中应注意保管，使用完毕应立即归还。

第二十一条 法人证书更换

法人证书上所记载的事项，如法定代表人、住所、业务范围等发生变更时，需及时向登记管理机关申请变更登记，并更换新证。